Når der skal opbygges nye- eller ændres i eksisterende kvalitetssystemer melder spørgsmålet sig om, hvorvidt de bør gøres i et bestemt medie, for på den måde at være på forkant med funktionalitet og muligheder. Hvad bør man være opmærksom på ved valg af medie? Og hvordan sørger man for, at man ikke kommer til at gøre tingene mere komplicerede end de er, fordi man vælger et medie som ikke passer til ens virksomhed? Læs videre, og find ud af om jeres valg at medier til styring af kvalitetssystemet, er det rigtige.
Har man en virksomhed, hvor den administrative del ikke fylder meget, betyder det måske ikke det store, at man skal have et par mapper stående, eller at man skal arkivere nogle håndskrevne tjeklister. Nogle vil måske sige at der er forældet, og at det ikke hører til nogen steder, stadig at benytte sig af håndskrevet dokumentation. Men for andre kan det gøre kvalitetsarbejde-delen mere håndgribelig, og samtidig være fuldt ud tilstrækkeligt. Her taler jeg eksempelvis om håndværksvirksomheder, som er pålagt at have et kvalitetssystem af den ene eller anden slags, men som ikke har de store ressourcer for kvalitetsarbejde til rådighed. I denne slags virksomheder er det måske endda lettere at finde en mappe i reolen ude på værkstedet, end at skulle sætte sig ned foran en computer og finde rundt i et stykke software. Endvidere er der måske ikke brug for et stort administrativt apparat, når det meste af hverdagens kommunikation foretages over en kop kaffe i pauserne. Og så kan virksomheden jo spare de udgifter, som et stykke software ville koste.
Stører organisationer har ikke samme grad af kontakt mellem deres ansatte, og her er man afhængig af et system, som distribuerer relevant information mellem medarbejderne. Specielt hvis der er tale om ansatte på flere forskellige lokationer, som anvender systemet samtidigt. Endvidere kan man have brug for specielle funktioner, fordi organisationen kan have mange forskellige typer processer. Det kan også være at der kræves en type dokumentation, som lettere udarbejdes med specifikt software. Eksempelvis dagrapporter, fotodokumentation, produkttestresultater. Endeligt kan det tænkes at flere forskellige systemer skal kunne interagere sammen. I disse situationer vil det være oplagt at benytte software eller webløsninger af den ene eller anden slags. Dog skal man huske, at softwareløsninger koster både indledningsvis, og på sigt, når systemer skal ændres og opdateres.
Det mest almindelige er, at det samlede kvalitetssystem kommer til at bestå af en række forskellige medier, som hver især håndtere organisationens forskellige processer. Eksempelvis et ordrebehandlingssystem, et produktionsstyringssystem, et afvigelseshåndteringssystem og et registrerings- og arkiveringssystem osv. Systemerne håndterer organisationens processer og registrering af dokumentation, mens der kan ligge en kvalitetsmanual eller en række grafiske fremstillinger af processerne og lignende, som er foretaget i et tekstbehandlingsprogram. Denne løsning vil for langt de fleste være den optimale.
Uanset hvilken løsning som vælges, vil det aldrig spildt arbejde at påbegynde udviklingen eller ændringen af et specifikt system i et almindeligt tekstbehandlingsprogram. Det som tager tid er nemlig at definere systemet; og det arbejde er ikke tabt, selvom man på et senere tidspunkt bestemmer sig for at implementerer konkret kvalitetssyringssoftware.
Grundlæggende kan der spares nogle arbejdsgange i forhold til administration ved at benytte specifik software til kvalitetsledelse, men kvalitetsarbejdet, og indholdet af systemet ændrer sig ikke synderligt. Man bør derfor ikke implementerer en specifik software, bare fordi man tror det er smart at samle det hele i et system, eller fordi man tror man på den måde er på forkant med udviklingen, men fordi man har en konkret grund til det.
Hos Lesak Consult tilbyder vi at udarbejde systemer på tre forskellige niveauer:
Det første og simpleste er målrettet de små virksomheder, og består af papirmapper. Systemet er skåret ind til benet, så det akkurat sikrer overensstemmelse med konkrete standarder, men samtidig optager et minimalt forbrug af tid. Systemet har ingen løbende omkostninger.
Det andet opbygges i Office pakken, således at registreringer kan foretages i Excel. Der kan laves et brugerinterface via PowerPoint, hvis dette ønskes. Ved at benytte Office pakken, holdes udgifterne til systemets løbende omkostninger på et minimalt niveau. Især fordi de fleste allerede har Office pakken.
Det tredje består af en Web-baseret løsning. Systemet kan automatisk distribuere procedurer og instruktioner til medarbejderne. Vedligehold, kalibrering af måleudstyr og værnemidler styres ligeledes automatisk, ligesom der automatisk genereres statistik for driften i virksomheden på baggrund af registreringer. Systemet kan bruges via en browser på tablets, smartphones samt pc, og kan endvidere integreres med SharePoint. Systemet er opbygget i moduler, og kan derfor udbygges iht. kundens specifikke ønsker. Prisen afhænger af de specifikke moduler.
